Numeração do processo transferido Quando se verifique qualquer das situações que impliquem a cessação da relação de trabalho com o Estado (exoneração, rescisão ou denúncia de contrato, expulsão, aposentação ou morte) o processo individual deverá ser transferido para o arquivo intermediário. No arquivo intermediário o processo receberá número próprio. Para a atribuição do número segue-se o critério utilizado no arquivo corrente devendo igualmente ser preenchida ficha de identificação do processo. Nesta ficha deve-se indicar o número que o processo tinha no arquivo corrente.  

Acesso ao arquivo intermediário Os dirigentes das áreas de recursos humanos devem definir quais os funcionários autorizados a requisita os processos ou documentos do arquivo intermediário, que poderão ser os que têm acesso ao arquivo corrente.