Determina o artigo 93 das Normas de Funcionamento dos Serviços da Administração Pública, aprovadas pelo Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, que: Os processo individuais dos funcionários devem conter todos os dados e documentos que a eles digam respeito, devendo os mesmos dados constar do Subsistema de Informação de Pessoal (SIP )Os processos serão numerados e descritos em ficheiros, por ordem alfabética.
Processo Disciplinar
Nos termos do disposto no artigo 28 do Estatuto Geral dos Funcionários do Estado, a qualidade de funcionário adquire-se pela posse, equivalente ao acto de assinatura de contrato. Sendo assim, o processo individual organiza-se a partir da posse. Mas há necessidade que dele constem os elementos de identificação e demais requisitos legais exigidos para ingresso no aparelho de Estado pelo artigo 24 do EGFE. Terá o sector de recursos humanos de fazer retirar tais elementos do processo de admissão a concurso, constituído por:
Normas de Funcionamento dos Serviços da Adminstração Pública, aprovadas pelo decreto Nº 30/2001, de 15 de Outubro.
Actualização
Averbamentos Antes de proceder ao arquivo no processo individual de documentação que altere ou modifique a situação funcional ou civil do funcionário, o responsável deve fazer a respectiva anotação no registo biográfico e no SIP. Estão neste caso, entre outros: promoções, progressões, distinções e prémios, licenças, faltas, contagem de tempo, penas disciplinares, alteração do estado civil e das habilitações literárias, etc.
Actualização de dados biográficos Periodicamente as unidades orgânicas de recursos humanos aos diversos níveis deverão remeter ao sector de nível hierárquico superior a ficha de actualização do registo biográfico (modelo 8) acompanhado da documentação comprovativa das alterações. O original da documentação ficará arquivado no órgão central ou provincial caso de trate de funcionário do quadro geral ou provincial, respectivamente.
Transferência
Numeração do processo transferido Quando se verifique qualquer das situações que impliquem a cessação da relação de trabalho com o Estado (exoneração, rescisão ou denúncia de contrato, expulsão, aposentação ou morte) o processo individual deverá ser transferido para o arquivo intermediário. No arquivo intermediário o processo receberá número próprio. Para a atribuição do número segue-se o critério utilizado no arquivo corrente devendo igualmente ser preenchida ficha de identificação do processo. Nesta ficha deve-se indicar o número que o processo tinha no arquivo corrente.
Acesso ao arquivo intermediário Os dirigentes das áreas de recursos humanos devem definir quais os funcionários autorizados a requisita os processos ou documentos do arquivo intermediário, que poderão ser os que têm acesso ao arquivo corrente.